GDPR

Tietosuojakäytäntö

Yleistä tietosuojakäytännöstä

Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, miten ja miksi Diction Finland Oy käsittelee henkilötietojasi. Tietosuojakäytännössä kerrotaan myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksistasi.

Miten saat meihin, rekisterinpitäjään, yhteyden?

Diction Finland Oy rekisterinpitäjä, joka on vastuussa sinusta saamiensa henkilötietojen käsittelystä.
Löydät yhteystietomme alta.

Diction Finland Oy

Lönnrotinkatu 5, 00120 Helsinki

Y-tunnus: 3293832-7

Puhelin: +358 40 853 8959

Sähköpostiosoite: [email protected]

Kun otat meihin yhteyttä verkkosivustomme kautta, keräämme seuraavat henkilötiedot:

• Yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muita tarjouspyynnön kannalta oleellisia asiakastietoja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Tietojen käsittelyn tarkoitus on kyetä vastaamaan asiakkaiden tiedusteluihin sekä tarjota käännöspalveluja.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

•  Henkilötietojen käsittelyn oikeusperustan muodostaa tietosuojasäännösten 6 artiklan 1 kohdan b alakohta ja suostumuksen perustan muodostaa 6 artiklan 1 kohdan a alakohta edellyttäen, että suostumuksen edellytykset täyttyvät.

Mistä henkilötiedot ovat peräisin

•  Henkilötiedot ovat peräisin asiakkailta, jotka ottavat yhteyttä Dictioniin yrityksen verkkosivuston kautta. Yhteydenoton syy on yleisimmin pyytää käännöstyöstä tarjous tai kysyä lisää Dictionin palveluista tai käännöksistä yleensä.

Henkilötietojen siirto

Henkilötiedot voidaan siirtää seuraaville tahoille:

•  Dictionin kääntäjäverkoston kääntäjät, mikäli tarjousta käännöksestä ja/tai käännöstyötä ei ole mahdollista tehdä ilman henkilötietoja.

Henkilötietojen säilyttäminen

• Diction säilyttää muita kuin arkaluonteisia tietoja, kuten asiakkaan yhteystietoja niin kauan kuin niille on oikeutettu tarve.

Evästekäytäntö

https://www.diction.fi/cookies

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

•  Tietojen käsittelyn tarkoitus on kyetä tarjoamaan käännöspalveluja, kuten henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käännöksiä. Lisäksi asiakkaiden neuvonta, luottoarviointi, sisäinen riskienhallinta sekä markkinointi voivat edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

Henkilötietojen käsittelyn lakisääteiset velvoitteet

•  Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: asiakastiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, maksutiedot) sekä käännettävissä asiakirjoissa mainittuja erilaisia henkilötietoja, jotka voivat vaihdella tapauskohtaisesti.

Yleisten henkilötietojen käsittelyn oikeusperustan muodostavat:

•  Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, jos olet antanut suostumuksesi

• 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, jos tietojen käsittely on tarpeen Dictionin kanssa solmitun sopimuksen perusteella

• 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jos tietojen käsittely on tarpeen lakiin perustuvan velvoitteen perusteella

• 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, jos tietojen käsittely on tarpeen oikeutettujen etujen turvaamiseksi, elleivät sinun etusi tai perusoikeudet tai -vapaudet syrjäytä näitä etuja.

Käännöksiin liittyvien arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyn oikeusperustan muodostavat:

•  Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohta, mikäli olet nimenomaisesti antanut suostumuksesi kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, ellei Euroopan Unionin tai sen jäsenvaltioiden kansallisessa lainsäädännössä säädetä, että 1 kohdassa tarkoitettua kieltoa ei saa kumota rekisteröidyn suostumuksella.

• Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan b alakohta, mikäli tietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn työ-, terveys- ja sosiaaliturvavelvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi, sikäli kuin tähän sovelletaan EU:n lainsäädäntöä tai jäsenvaltioiden kansallista lainsäädäntöä tai jäsenvaltioiden kansalliseen lainsäädäntöön nojautuvaa työehtosopimusta, joka antaa tarvittavat takeet perusoikeuksistasi ja -eduistasi.

•  Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan c alakohta, mikäli tietojen käsittely on tarpeen sinun tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojelemiseksi tapauksissa, joissa rekisteröity on fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta suostumustaan.

•  Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan f alakohta, mikäli tietojen käsittely on tarpeen oikeudellisten vaatimusten nostamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai kun tuomioistuimet käyttävät tuomiovaltaansa.

•  Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta, mikäli tietojen käsittely on tarpeen EU:n lainsäädännön tai jäsenvaltioiden kansallisen lainsäädännön mukaisesti yleisen edun vuoksi edellyttäen, että tietojen käsittely on oikeasuhteista tavoitteeseen nähden, oikeutta henkilötietosuojaan noudatetaan keskeisiltä osin sekä että tietojen käsittelyssä varmistutaan asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröidyn perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi.

•  Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan h alakohta, mikäli tietojen käsittely on tarpeen ennaltaehkäisevää tai työterveydenhuoltoa koskevia tarkoituksia varten, työntekijän työkyvyn arvioimiseksi, lääketieteellisiä diagnooseja varten tai terveys- tai sosiaalihuollon palvelujen ja järjestelmien hallintoa varten EU:n oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön perusteella tai terveydenhuollon ammattilaisen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti 3 kohdassa esitettyjä edellytyksiä ja suojatoimia noudattaen.

• Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan i alakohta, mikäli tietojen käsittely on tarpeen kansanterveyteen liittyvän yleisen edun vuoksi, esim. suojaamaan vakavilta rajat ylittäviltä terveysriskeiltä tai varmistamaan terveydenhuollon ja lääkkeiden tai lääkinnällisten laitteiden korkeat laatu- ja turvallisuusstandardit perustuen EU:n lainsäädäntöön tai jäsenvaltioiden kansalliseen lainsäädäntöön, joissa säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien, erityisesti salassapitovelvollisuuden suojaamiseksi.

•  Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j alakohta, mikäli tietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin, tieteelliseen tai historialliseen tutkimustarkoitukseen tai 89 artiklan 1 kohdan mukaisiin tilastollisiin tarkoituksiin EU:n lainsäädännön tai jäsenvaltioiden kansallisen lainsäädännön perusteella ja on oikeasuhteinen tavoitteeseen nähden, siinä noudetaan oikeutta henkilötietosuojaan keskeisiltä osin sekä että tietojen käsittelyssä varmistutaan asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröidyn perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi.

Mistä henkilötiedot ovat peräisin:

• Tiedot ovat peräisin asiakkailta tarjouspyynnön sekä käännettävän materiaalin lähetyksen yhteydessä.

Henkilötietojen siirto

Henkilötiedot voidaan siirtää seuraaville vastaanottajille:

• Dictionin kääntäjäverkoston kääntäjät, mikäli tarjousta käännöksestä ja/tai käännöstyötä ei ole mahdollista tehdä ilman henkilötietoja.

• Viranomaiset sekä Dictionin kirjanpitäjä ja yritysjuristi

Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Henkilötietosi siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain, jos se on käännöstehtävän kannalta olennaista. Tämä tarkoittaa verkostomme mm. seuraavissa maissa toimivia kääntäjiä: Iso-Britannia, Sveitsi, Yhdysvallat, Kanada, Japani, Australia, Uusi-Seelanti, Argentiina, Etelä-Korea ja Färsaaret. Näissä tapauksissa tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen 46 tai 49 artiklan 1 kohtaa. Voit aina ottaa yhteyttä Diction Finland Oy:hyn ja pyytää asianmukaiset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät takeet sisältävän sopimuksen.

Henkilötietojen säilyttäminen

• Tällä hetkellä emme tiedä, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi. Huomautamme kuitenkin, että kun meidän on määritettävä, kuinka kauan tietojasi säilytetään, arvioimme aina, onko tietojen säilyttämiselle edelleen asiallisia perusteita ja onko tietojen käsittely edelleen tarpeen. Käsittely päättyy yleensä viimeistään vuoden kuluttua henkilötietojen vastaanottamisesta, ellei ole erityisiä olosuhteita, joiden vuoksi käsittelyn jatkaminen on laillista.

Henkilötietojen käsittely työhakemusten yhteydessä

• Ansioluettelossa, hakemuksessa ja muissa asiakirjoissa olevat tiedot hakijoista, kuten nimi, sähköpostiosoite, osoite, syntymäaika, työkokemus, koulutus jne.

• Tietojen käytön tarkoitus on arvioida hakijaa ehdokkaana kyseiseen tehtävään.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

• Henkilötietojen käsittelyn oikeusperustan muodostaa tietosuojasäännösten 6 artiklan 1 kohdan b alakohta ja suostumuksen perustan muodostaa 6 artiklan 1 kohdan alakohta a, jos suostumuksen edellytykset täyttyvät.

Mistä henkilötiedot ovat peräisin

• Henkilötiedot ovat peräisin asiakirjoista, jotka hakija on vapaaehtoisesti lähettänyt Dictionille työpaikkaa hakiessaan.

Henkilötietojen säilyttäminen

• Tällä hetkellä emme tiedä, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi. Huomautamme kuitenkin, että kun meidän on määritettävä, kuinka kauan tietojasi säilytetään, painotamme sitä, onko tietojen säilyttämiselle edelleen asiallisia perusteita ja onko tietojen käsittely edelleen tarpeen. Jos olet antanut suostumuksesi siihen, että Diction säilyttää ja säilyttää hakemuksesi tulevaa rekrytointia varten, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla yhteyttä Dictioniin tätä tarkoitusta varten.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on useita oikeuksia liittyen sinua koskevien tietojen käsittelyyn. Jos haluat käyttää näitä oikeuksia, ota meihin yhteyttä.

Oikeus tietojen tarkistamiseen

Sinulla on oikeus tarkistaa itseäsi koskevat tiedot sekä saada tarvittaessa täydentäviä tietoja.

Oikeus tietojen oikaisuun (korjaaminen)

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat virheelliset tiedot oikaistuiksi.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Erityisissä tapauksissa sinulla on oikeus saada sinua koskevat tiedot poistettua ennen ajankohtaa, jolloin yleensä poistamme tiedot.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus saada rajoitettua henkilötietojesi käsittelyä. Jos sinulla on oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen, voimme jatkossa käsitellä tietoja – tietojen säilyttämistä lukuun ottamatta – vain suostumuksellasi tai oikeudellisten vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön, oikeushenkilön tai tärkeiden yhteiskunnallisten etujen suojelemiseksi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi laillista käsittelyä.

Voit myös vastustaa tietojesi käsittelyä markkinointitarkoituksiin.

Oikeus tietojen siirtämiseen (tietojen siirrettävyys)

Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus saada nämä henkilötiedot siirrettyä rekisterinpitäjältä toiselle esteettä.

Voit lukea lisää oikeuksistasi tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta osoitteesta: www.tietosuoja.fi

Valitus tietosuojavaltuutetulle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos olet tyytymätön tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Asiakirjan tiedot

Tämä on versio 1.0 Diction Finland Oy:n tietosuojakäytännöstä, joka on laadittu 12.12.2022.